Protection de vos données à caractère personnel

La présente déclaration fournit des informations sur les traitements de données personnelles qui accompagnent votre inscription à l’« INU Champollion » ainsi que sur les mesures de protection qui accompagnent ces traitements.

Introduction

L’ « INU Champollion » est résolu à protéger vos données à caractère personnel et à respecter vos droits, en particulier en ce qui concerne votre vie privée. L’« INU Champollion » recueille et traite vos données dans le cadre du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La présente déclaration explique les raisons des traitements de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées par l’« INU Champollion » ou ses partenaires institutionnels, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et de l’autorité française de protection des données.

Responsable du traitement

Pour l’ensemble des traitements de données présentés ci-dessous, le responsable des traitements est l’« Institut National Universitaire Champollion » (« INU Champollion ») représenté par sa directrice, Mme C. Farenc.

Désignation des traitements

Les traitements ci-dessous sont nécessaires à la réalisation des activités pédagogiques ou péri-universitaires des étudiants de l’« INU Champollion », au suivi de ces activités et à la réalisation des actes administratifs afférents. L’« INU Champollion » traite ces données dans les limites de la mission de service public d’enseignement supérieur et de recherche qui lui est dévolue.

Personnes concernées

Les personnes concernées par les traitements sont les étudiants bénéficiant d’une inscription administrative à l’« INU Champollion », quelque soit leur régime d’inscription – formation initiale, formation continue ou formation d’apprentis – et indépendamment de leur nationalité ou de leur lieu de résidence.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Toute personne concernée par les traitement peut, à tout moment, exercer les droits suivants :

obtenir des informations sur les données à caractères personnels la concernant que l’« INU Champollion » traite ou stocke ainsi que les finalités de ces traitements ou de ces stockages ;
accéder aux données à caractère personnel qui la concerne ;
rectifier ou faire rectifier, le cas échéant, les données à caractère personnel erronées ;
demander à l’« INU Champollion » l’exercice de ses droits et introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection de données en cas de non-réponse à l’expiration d’un délai d’un mois ;
introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection de données en cas de constat de manquement de l’« INU Champollion » à la législation ou la réglementation applicable.

Contacts

Afin d’exercer ses droits toute personne concernée peut s’adresser au service de la scolarité générale («scolarite.generale@univ-fc.fr») ou, en cas de conflit, au délégué à la protection des données de l’établissement («dpo@univ-fc.fr»).

Le site de l’autorité de protection des données française est accessible à l’adresse « https://www.cnil.fr ».

Combien de temps conserverons-nous vos données ?

Les données à caractère personnel traitées concernent l’étudiant ainsi que ses activités durant sa formation au sein de l’« INU Champollion », ces données peuvent être traitées ou stockées sous forme numérique ou sous forme papier.

Sous forme papier, les données stockées seront conservées 3 années à disposition directe des personnels habilités. Ces documents papiers seront archivés 7 années après la dernière inscription de l’étudiant.

Sous forme numérique, les données stockées seront conservées 3 années en base active, directement accessible par l’ensemble des personnes habilitées, elles seront ensuite versées dans une base d’archivage où elle seront conservées durant 7 années avant d’être effacées ;

Un récapitulatif de votre situation administrative et pédagogique sera conservé 50 ans à compter de la date de votre dernière inscription dans l’établissement.

Pourquoi et comment traitons-nous vos données ?

Les données sont collectées pour les finalités déterminées et explicites suivantes :

gestion administrative et pédagogique des étudiants de l’« INU Champollion » afin d’assurer les activités suivantes :

gestion des inscription administrative et pédagogique des étudiants ;
gestion des paiements et des remboursements de droits ;
préparation des sessions d’examens ;
gestion des épreuves et de l’ensemble des activités d’évaluation ;
gestion des travaux de recherche des étudiants (thèses, mémoires, autres travaux) et leur exploitation, des habilitations à diriger des recherches ;
mise en œuvre d’un pilotage administratif et pédagogique à partir d’un outil de requêtes ou d’édition de bases de données ;
mise à disposition d’un espace numérique de travail (« ent ») fournissant un point d’entrée mutualisé à un ensemble de services numériques ^¹ ;
réalisation de remontées d’informations nominatives aux services habilités du ministère de tutelle, chargé de l’enseignement supérieur ;
mise en œuvre d’enquêtes sur les conditions de vie des étudiants, d’une part, sur leur parcours et leur insertion, d’autre part, conformément aux textes législatifs et réglementaires en vigueur ;
réalisation d’une carte d‘étudiant incluant les services de paiement dématérialisés du crous (base légale : intérêt légitime) ;
organisation des élections statutaires au sein de l’établissement ou de la « comue université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées » ;
réalisation de remontées d’informations nominatives à la « comue université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées».

Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données ?

Nous traitons vos données à caractère personnel, car :

le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’autorité publique dont est investi l’« INU Champollion » ;
le traitement est une obligation légale à laquelle l’« INU Champollion » doit se conformer.

Catégories de données à caractère personnel traitées :

Doonnées relatives à l’étudiant :

identifiant national élève, étudiant ou apprenti (ine) ;
identité (nom, prénoms) ;
civilité, sexe, date et lieu de naissance, nationalité ;
adresse, numéro de téléphone fixe ou mobile, adresse de courrier électronique ;
photographie (sous réserve d’un consentement exprès) ;
situation sociale, situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle ;
situation financière (salarié, boursier), professions et catégories socioprofessionnelles ;
notes obtenues par l’étudiant : toute note obtenue par l’étudiant au cours de son cursus quelle que soit la discipline, et que seuls les enseignants concernés sont habilités à connaître ;
nature des équipements et des services nécessaires à la prise en charge d’un handicap éventuel.

Données relative aux parents :

professions et catégories socioprofessionnelles des parents.

Données relative aux modalités d’entrée dans l’enseignement supérieur, l’inscription à une formation ou à un diplôme :

justificatif nécessaire à l’inscription en première année ;
justificatif nécessaire à l’inscription à un autre diplôme ou dans une autre année d’étude.

Personnels de l’établissement habilités à accéder aux données

agents habilités des services de la direction ou de l’agence comptable de l’établissement ;
agents habilités des services de la scolarité centrale, des composantes et services communs tels qu’ils sont définis aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l’éducation ;
agents habilités de tout autre service universitaire ou interuniversitaire de gestion des enseignements et activités périscolaires proposés à l’étudiant ;
agents habilités du corps professoral susceptible d’accéder aux informations relatives à la saisie des notes ;
agents habilités du service en charge de la gestion des bases de données de l’établissement
agent habilités du service en charge de l’exploitation des ressources informatiques en ce qui concerne les traces d’activités numériques (journalisation d’activité des services numériques).

Organismes extérieurs destinataires des données :

Organismes publics extérieurs dans le cadre de la structure interuniversitaire « COMUE université fédérale de Toulouse », de la gestion des ressources documentaires ou des centres des œuvres universitaires et scolaires

agent habilités du cnous ou du « crous Toulouse Occitanie » ;
agents habilités de la « comue université fédérale de Toulouse » en ce qui concerne les traitements relatifs aux inscriptions et aux résultats des étudiants de l’« INU Champollion » ;
agents habilités de la « comue université fédérale de Toulouse » en ce qui concerne la teneur des échanges numériques réalisés au travers de la plate-forme « scout » ;
agents habilités du service interuniversitaire de coopération documentaire (sicd).

Organismes publics ou privés extérieurs partenaires de l’établissement uniquement dans le cadre de conventions de formation ou bien d’accueil de stagiaires.

Organismes public extérieurs dans le cadre de la fédération d’identité

agents habilités de « renater » en ce qui concerne la journalisation des activités de la « fédération d’identité enseignement recherche ».

Autres organismes extérieurs de droit privé ou de droit public, fournisseurs de services numériques dans le cadre de la « fédération d’identité enseignement recherche », uniquement pour fournir les services numériques en ligne définis par cette fédération

Autres organismes publics destinataires des données :

agents habilités de l’« Observatoire de la vie étudiante » ;
agents habilités du « Cereq ou tout autre service statistique public » conformément à la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 sur l’obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques ;
agents habilités de la trésorerie générale ;
agents habilités de l’agence bibliographique de l’enseignement supérieur ;
agents habilités du service Parcoursup.

Autorités judiciaires

Conformément à la loi, les autorités judiciaires requises par le procureur de la république pourront obtenir les renseignements à caractère personnel mentionnées par l’ordre de réquisition.

Conventions de formation

Les conventions de formation qui déterminent des traitements de données personnelles par des organismes extérieurs à l’« INU Champollion » dépendent de la formation pour laquelle vous demandez une inscription administrative.

Les données personnelles vous concernant qui sont traitées dans le cadre de cette convention de formation peuvent vous être fournies par le service de scolarité administrative en charge de votre inscription. Vous pouvez aussi doubler, pour suivi, votre demande au délégué à la protection des données de l’établissement («dpo@univ-jfc.fr»).

Convention d’accueil de stagiaires

Les conventions d’accueil de stagiaires qui déterminent des traitements de données personnelles par des organismes extérieurs à l’« INU Champollion » dépendent de l’organisme qui vous accueille dans le cadre d’un stage.

Les données personnelles vous concernant qui sont traitées dans le cadre de cette convention de stage vous seront fournie par le service administratif en charge du suivi de votre stage. Vous pouvez aussi doubler, pour suivi, votre demande au délégué à la protection des données de l’établissement («dpo@univ-jfc.fr»).

Textes et règlements applicables :

Loi informatique et libertés modifiée intégrant le règlement général UE sur la protection des données (RGPD 2016) et transposant la directive (ePrivacy 2002) ;
- Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques, modifiée par la directive 2009/136/CE ;
- Règlement (ue) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Code de l’éducation, en particulier sa troisième partie, relative à l’enseignement supérieur et la recherche ;
Arrêté du 30 novembre 2006 portant création, au sein du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, d’un traitement de données à caractère personnel relatif aux espaces numériques de travail (ent) ;
Arrêté du 16 février 2012 portant création d’un traitement dénommé « répertoire national des identifiants élèves, étudiants et apprentis » (ine) ;
Arrêté du 30 juillet 2018 portant création par le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Système d’information sur le suivi des étudiants » (sise) ;
Décret du 10 juin 2015 portant approbation des statuts de la comue « Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées » (uftmip).

1Certains de ces services pouvant être accessibles directement, sans passage obligé par l’« ent ».